有效的工作场所沟通：分布式团队的6个提示

当管理一个分布式团队时，工作场所的交流可能变得具有挑战性——不管它的确切格式是什么。一些公司可能完全是虚拟运作，而另一些公司可能有一些员工在现场工作，而另一些则在远程工作。不同的工作环境可能会以不同的方式影响工作场所的交流，因为这对我们很多人来说都是一个新领域。

远程团队中常见的工作场所沟通障碍

是什么让很难在我们在不同地点工作时有效沟通 - 特别是当你在不同的时区时？首先，如果您是第一次以这种方式运营，第一个挑战就在转换本身。您需要找到新的方法来提供整个公司的清除信息。

科技在其中扮演着重要角色在这种变化中，我们正试图通过协作和通信工具来解决这些新的障碍。这些工具开始主宰我们的工作生活。我们用它们来控制我们的项目，在船上和培训员工比以前更多。但是，当我们不在同一个工作场所时，科技能解决我们在沟通方面遇到的所有日常问题吗?在分布式工作的世界里有一些东西缺失了:

没有非口头线索

我们之间的非口头迹象的人类交流和互动结果的巨大部分。当你与一个人在同一物理空间中的时间花时间时，你会更好地“读”它们。您还通过组织和协调它们镜像-与我们有机联系的人同步的过程-特别是当你被相似的目标驱动的时候。

所以，当只在网上与人见面时，这些元素中的大多数不会像在工作场合那样自然地出现。如果同事不坦率地表达自己的感受和情绪，你不会总是意识到甚至察觉到他们的感受或者他们在做什么。例如，某人可以登录一个电子会议，整个时间都是开着游戏脸，然后在会议结束后以完全不同的工作模式重新开始。

技术约束

是的，技术显然是远程工作的主要资产——有些人可能会说，这是唯一的方式——但它可以增加我们日常工作生活的复杂性。例如，当你第一次使用一个技术工具时，你需要时间和资源来充分利用它的能力，并将它无缝地融入到你的日常工作流程中。

此外，远程工作时，你的日常工作效率取决于你自己的互联网供应商;如果出现问题，例如，连接丢失了一段时间，或者您面临更复杂的技术问题，并非所有的故障排除指南都是方便的。更糟糕的是，这种情况可能发生在与潜在客户举行重要会议的过程中，或者你面临最后期限的时候。

时间的差异

当您的团队在不同时区功能跨越几个小时时，事情会变得更加复杂，并且在各自的工作日重叠的几个小时内。在许多情况下，当发生紧急问题时，您就不能伸出队友;你必须等到他们在线回来才能同步。

当处理关键或时间敏感的项目时，整个设置可能会很棘手。有时候，为了尽快解决一个问题，你希望能够和你的团队坐在会议室里，一起工作几个小时来解决它;对于分布式团队，这不是您可以使用的选项。

那么风险是什么呢?

如果在整个组织和团队中没有建立标准的沟通渠道和协议，可能会对您的业务产生负面影响。原因如下:

1. 它会影响清晰当与员工和团队成员异步交换单向信息时，你可能无法设定正确的期望和目标——特别是当关键信息在翻译中丢失时。信息可能相互冲突，从长远来看，这会损害团队合作。
2. 它会降低员工的满意度日常交流中的所有这些小问题创造了一个没有明确界限和结构的令人沮丧的环境。如果员工觉得自己没有被倾听，或者他们收到的信息令人困惑，他们可能会失去对雇主的信任，甚至可能会忽视与同事同步的机会。这是什么意思?降低团队士气，最终减少协作。
3. 它伤害了公司目标/结果：上述所有有助于减少努力，最终影响结果。当团队未能交换适当的信息时，设定正确的目标和解决问题，所有这些都将最终影响您的业务的底线通过繁琐的流程，解决问题的延迟以及未对准的目标。

所以，你应该是人才的头，放弃尝试吗？当然不。有很多团队领导可以做到帮助沟通分布式球队的沟通右转。

如何改善分布式团队的职场沟通

首先，找到适合您团队最好的理想通信风格，您将进入试用和错误阶段。幸运的是，您可以从某些实践开始并为成功做好准备：

1.获取合适的工具

为了在不同的地方与员工连接，您需要为它们提供易于使用的技术工具，可实现协作和通信。好消息是，我们中的大多数人至少与一些平台一起熟悉，因为我们也在公司办公室使用了几年。例如：

• 电子邮件交流。Gmail.那前景
• 现场聊天。松弛那微软团队
• 虚拟会议 - 例如谷歌环聊那变焦
• 共享文件-例如谷歌工作区那办公室365.
• 共享存储-例如。谷歌驱动那dropbox.
• 项目管理-例如:Trello那Jira

在为你的团队选择最好的工具之前，分析业务和员工的需求，并考虑员工如何在尽可能少的干扰下交换信息。无论是通过书面记录，还是通过快速的视频通话，都要提供给他们一个机会，让他们可以按照自己的意愿与一整套设备进行连接协作工具。额外提示：考虑购买易于使用 - 并学习 - 理想地与其他科技平台集成的解决方案。

此列表不是广泛的。您可以在此找到更多的解决方案“虚拟工作场所的最佳技术工具”教程。

2.定下了基调

拥有正确的工具不足以在远程团队中实现最佳的沟通。重要的是要分享一些好的做法，让员工在有效沟通是什么样子的问题上达成一致。例如，您可以培训他们如何适当地使用每种工具，例如是发送电子邮件还是会议邀请，以及在每个平台上保存哪些信息。

这些指导方针将挽救生命，特别是当新员工入职时。根据一项可行的调查，虚拟的船上和培训是雇主的大痛点，通讯打嗝可以让他们更糟糕。与学习软件等技术解决方案（例如TalentLMS)你可以为新员工组织必要的培训，并成功地让他们适应。

另一个例子是创建一个清单，说明如何对正在进行的项目提供有效的书面反馈。如果他们遵循了指导方针，但仍有困惑，他们可以设置一个视频电话来深入检查问题。

3.实践异步协作

如果您的团队分布在不同的时区，那么异步通信风格将最适合您。在异步协作环境中，不期望员工直接回复请求——除非他们被认为是紧急的。只要他们尊重截止日期并为业务目标服务，他们就可以用自己的时间检查请求和项目。员工通常以一种他们可以灵活回顾的方式组织他们的任务。

那么，如何确保异步方面的一流通信呢?最重要的是，你要让你的同事清楚你的可用性。如果每个人都知道彼此的正式工作时间，就更容易协调。使用可以做笔记和编辑的工具。

远程工作的员工在提供反馈时应该尽可能精确，因为他们的队友并不总是能够找到他们澄清。它们越详细，结果就越好。

4.利用同步会议

当然，现场聊天和会议仍然是游戏的重要组成部分。与员工的管理人员应定期“完全同步”以进一步移动想法或解决复杂问题。在这些会议期间，设定明确的议程。别忘了计划定期1：1与你的队友会议;那是你真正了解它们的时候，你可以识别潜在的阻滞剂。

另外，在1:1的会议中，你有机会与你的队友或直接汇报。你不仅可以同步那个人的工作流程，还可以对他们的工作情况有更强的了解。这是他们的机会——也是你的机会——去除“游戏面孔”，在更深层次上进行交流。

5.训练你的经理

沟通的转变需要自上而下地进行:如果直线经理和最高管理层树立榜样，员工就会效仿。鼓励领导与他们的团队讨论他们喜欢如何交换反馈，以及如何进行战术和非侵入性的签到。如果他们遵循这个过程，并对员工表示信任，他们就不会落入微观管理的陷阱。

一个经理应该平等地花时间与所有的队友相处。你可以设置一些有创意的提醒来经常跟踪员工，比如梅丽莎·布鲁诺从堆栈溢出推荐：

采用A.包容的领导风格也有助于工作中的交流。包容的领导人创建心理上的安全环境员工不害怕分享每个想法和公开担忧。这是一个有效沟通的巨大交易破碎机。这意味着人们没有第二个想法，他们在信任的文化中团结。

通过频繁的更新和签到，然后是结构化的团队流程和信任文化，你可以在虚拟工作世界中保持心理安全。

6.记住要玩得开心

这不是所有的企业;有时它也很有趣和游戏。对于分布式团队，每个人都被淤泥，Camaraderie更难以在屏幕后面发展，重要的是走在一起和社交。工作不应该总是在那些聚会的核心上 - 你可以组织虚拟测验或者有休闲的Chit-聊天。

这也值得组织一个公司撤退每年 - 员工放松，团队联系“虚拟边界”，他们的士气和订婚获得了推动。瑞安马龙从Smartbug Media解释了为什么这些年度聚会是有价值的：

这些社交会议有助于理解员工在“真实环境”中的行为，你也能更快地理解他们的反应，并与他们更好地沟通。

我们明白了——有效的沟通一直是许多企业的首要任务;更多的在远程工作场所。这几天，与世界各地的地方和我们对技术的纯粹依赖的团队，它变得更加复杂，有时会感到迷失。但是，如果您遵循这些提示和技巧，您将开放到反馈，您将继续优化该过程，您将成为工作。