COVID-19: 5个短期数字工作场所最佳实践

对于一个精通技术的硅谷初创公司来说，迅速走向全虚拟可能是自然而然的事——这是有道理的，因为他们的业务倾向于SaaS，因此是基于云计算的——但我们这些一辈子都在办公室工作的人呢?这种转变并不那么容易。

需要帮助您制定COVID-19公司政策吗?我们已经帮你搞定了这个模板。

我们联系了那些在此之前就已经玩得很好，现在状态很好的人，或者是在紧急情况下才会这么做的人。我们很快就了解到，使用WFH和远程工作的政策这不仅仅是冠状病毒大流行的结果，而是其他原因。

例如，在线评论出版物的Anh Trinh，极客与笔记本电脑他说这样做从经济上讲是有道理的:

“我想削减成本。我厌倦了付办公室租金和每天上下班。”

西蒙·汉森是一家专注于“不太知名的运动”网站的创始人，最佳运动休息室，认为这对企业和整体健康有积极作用，而不是降低成本:

“我选择完全虚拟，因为我相信它能让我更有效率，而且这个选择能让我有更多时间陪伴家人，照顾自己的健康。”

太好了。再加上疫情造成的突发紧急情况，你就有充分的理由全力以赴快速实现工作场所的虚拟转型。但是，让我们注意这些陷阱，其中一些您可能已经考虑过了。

有些挑战是不可避免的

商业成功的一个方面是能够监控生产力和参与度。当你可以看看你的同事或直接汇报他们在做什么时，这很容易做到。提醒自己“嘿，那个项目进行得怎么样了?”我们能在星期五交货吗?，这些内容都有细微之处，所以这些内容受益于当面传达。

Mark Lee，首席执行官Splashtop总部位于加州圣何塞的远程工作和WFH SaaS提供商，对完全虚拟环境中缺失的元素持务实态度:

“员工走向一群人，向当时似乎有空的人提问，然后在茶水间进行讨论——这与与虚拟员工交流是如此不同。”

Anh也有自己的团队，他指出:

“最大的问题之一是我的员工的福祉和他们的生产力。我不知道他们是否在做他们的工作。我无法亲眼看到他们，所以我真的看不出来。”

西蒙同意:

“用这种有限的方法来沟通和激励员工变得更加困难，从而更难保证员工的生产率。”

Mark也表达了同样的观点，并补充道这也会影响团队合作:

“团队的生产力受到影响是最大的担忧。很难一眼就“看到”团队活动。其中的一些可以在仪表板上捕捉到，但这并不是全部。另一个令人担忧的问题是可能减少的协作及其影响。尽管有多种协作工具，但面对面交流的便利性和有效性是很难取代的。”

Matthew Barton，运营总监虚拟实习在费城、伦敦、上海和布里斯班设有办事处，通过网络将实习生与公司联系起来。

“对我们来说，完全虚拟化的一些最大挑战将是确保所有员工都完全适应虚拟的工作方式，并理解我们用于协作的工具的全部功能。”

所以，这就是挑战所在。生产力、沟通、协作、监控、跟踪、买进和采用，所有这些。为了帮助你们在短期内开展数字化转型工作，当你们在冠状病毒大流行期间完全实现虚拟时，我们与你们分享五种数字化工作场所最佳做法:

1.用工具和最佳实践武装你的员工

让我们面对现实吧。你的团队中并不是每个人都精通使用技术。当然，有些人会，但其他人可能会习惯于某种工作方式。对一些员工来说，要在忙碌中改变这种状况可能是一项艰巨的任务，尤其是当它是以技术为导向的时候，正如马修所说:

“对于人们所关心的技术和网络表现不佳，还有……挥之不去的感觉。”

此外，当人们习惯于面对面会面时，他们可能并不完全熟悉在线会议礼仪。Peter Arvai，演示软件公司的首席执行官Prezi他在如何最大化虚拟会议的效率方面拥有丰富的经验。他建议提前将报告发送给与会者，让他们有时间提前消化。另一个建议是减少会议的数量，大多数会议是状态更新驱动和头脑风暴集中，可能不像设计为同步团队的会议那样需要。

此外，Peter还就如何与繁忙的同事(比如你的老板)保持良好关系提出了建议:

“如果你的老板的行程已定，或者他们的行程不固定，把你的想法拍成视频(可以通过摄像头、语音邮件等)发给他们，让他们决定你是否需要谈谈。”通常，他们能够根据单向视频回答你的问题。”

Splashtop的Mark提出了一些快速解决方案:

为了确保远程员工不会错过机会，我们建立了一个Teams渠道。在Slack或其他聊天软件中)进行这种特别的对话，这样每个人都可以参与其中。我们鼓励与远程员工打电话聊天，进行快速讨论，就像你会与办公室里坐在你旁边的人讨论一样。”

帮助他们理解为什么

向你的员工解释为什么会这样也会很有帮助。这并不是因为您想要有一个签入、签出的政策——而是因为当我们彼此同步，并且我们都知道其他人在做什么时，团队运作得更好。这在实际的办公室里很容易做到——但有了上述的工具，你实际上也可以成功。帮助你的员工理解这一点，并知道如何使用你为他们配备的技术将大有裨益。

马克强调:

“每个人都付出一点额外的努力，进行过度沟通，分布式工作变得更加有效。为远程工作人员留出1:1的个人时间以及定期的团队会议来同步活动是很重要的。还应该有一种心态，不断地看到什么工作得很好，什么需要改进。”

马克也证明了思维转变的重要性——眼不见不等于心不念:

“我们需要改变心态，让视线之外的同事和办公室里坐在你旁边的同事一样方便。”

他还阐明了确保每个员工都拥有他们需要的所有物理工具的重要性:

“我们还确保每个员工在家工作都有合适的设备。这包括电脑、耳机、用于与团队成员实时沟通的本地安装的工具/软件。”

如果员工担心不在同一个办公空间里，会与同事失去联系，你可以向他们解释技术可以成为强大的人际联系纽带，并举例说明使用WhatsApp,Skype,或谷歌视频群聊与远方的亲戚交往任何看到自己的孩子通过笔记本电脑与祖父母生动交谈的父母都可以证明这一点。工作上不需要有所不同。

2.信任你的员工

虽然使用技术来跟踪生产率是一个可以理解的解决方案，但有时你需要转向其他措施，以确保你的员工在远程工作时保持积极性。Simon在Best Sports Lounge专注于积极肯定的价值:

“我意识到，解决这个问题的最佳方式是建立以奖励和欣赏为重点的开放沟通。在短信中显示出真诚和对进步的关注，一定会激励和激励你的时间。”

马修表示赞同:

“我认为，当人们讨论虚拟世界时，生产率和参与度等问题总是令人担忧的，然而，管理者和领导者必须适应这一点，给予员工更多的信任和授权。”

要做到这一点，与员工进行透明和有效的沟通是绝对必要的。你不仅需要有明确的WFH和远程工作政策，而且你还需要清楚你在实际工作中对员工的期望。例如，你可以将重点转移到结果驱动的工作环境中，正如马修解释的那样:

“我们鼓励员工以任务为导向，交出成果，而不是过分关注他们是如何交出成果的。作为一个精干的团队，又分散在世界各地，意味着我们必须准备好交出虚拟的成果。”

是的，你的员工中会有一些局外人，他们会为没有老板时时刻刻盯着他们而感到高兴，但当你表现出你相信他们能真正为公司带来成果时，大多数人会积极回应。这不仅能在短期内在工作过程的剧变中保持生产力，而且当你的员工意识到你对他们的能力有信心时，还能在长期内提高员工的参与度和保留率。

3.学习其他经验

如果您的公司有多个地点受到COVID-19传播不同程度的影响，您可以查看那些早些时候受到影响的办公室，并从他们的经验中学习。

Mark of Splashtop对此发表了自己的看法:

“我们的一个办事处在中国。春节过后，25名员工全部在家工作了一个月。这一措施是为了保障员工的安全。虽然办公室是虚拟的，但工作效率很高。直到上周，员工们才开始逐渐回到办公室。

“我们现在正在其他办公室进行测试，以确保每个人都能在虚拟环境中高效工作。现在，员工面对面以及与客户面对面都会给他们的健康带来风险。”

不同公司的反应范围差别很大，但我们也应该看看其他公司在做什么，以及他们在分享自己的经验。

例如，总部位于波士顿的营销和销售软件服务公司HubSpot进行了一周的完全远程控制分享他们的见解和经验。

还有，程序员问答网站Stack Overflow有成功远程工作的宝贵技巧吗包括指派一名远程工作负责人，确保合规措施的意识和遵守，甚至定期举行“bev聚会”，让同事们走得更近。

4.分享WFH提示和技巧

让我们面对现实吧，并不是每个人都精通在家工作或跨不同地点的分布式团队工作的艺术。有些人——实际上是很多人——习惯了朝九晚五的标准通勤，而且经常没有可以随时随身携带的笔记本电脑。

另一方面是不知道如何在家里安顿下来。您可以快速地对您的员工进行WFH最佳实践的培训。例如，获得认证的专业组织者达拉DeMorrow从上世纪90年代开始，她就一直在家庭办公室工作。她认为组织高于一切。

“我们的目标是创造一个乐观的办公室，在尊重你的品味和风格的同时，减少干扰。”把你的补给放在一个地方。并不是每个人都有一间专门用作家庭办公室的房间。你可以把凹室、阁楼、卧室的一角，或者厨房的一部分，变成一个乐观的家庭办公室。”

当你在网上和云端工作时，你很容易在工作过程中分心和分散注意力——当你在家的时候更是如此，更容易受到那些非工作干扰的影响。

达拉提出了一个适用于任何地方的快速解决方案，即使是那些还在办公室的人:

“关闭浏览器的标签和应用程序:保持应用程序和标签打开就像为了以防万一而让电路打开。它消耗了脑力资源。每次你看到打开的标签，你就会想，我必须回到那个标签，而且有分心的可能。当您完成一个主题或任务的工作时，关闭选项卡。对于Facebook和Snapchat这样的社交媒体来说，这是10倍。”

5.确保安全性和遵从性

在线安全性和遵从性是短期数字转换战略成功的关键。IT安全方面的故障是常见的，而且可能是昂贵的，全球数据泄露的平均成本为392万美元根据IBM安全。你不会想成为这些受害者之一，特别是当你有许多电脑通过不同的出口和不同的互联网供应商运行时。此外，通过员工在自己家里的电脑上工作，还会增加大量的数据泄露风险。

Mark在自己的公司里也证明了这一挑战:

“我们……在全球各地有不同的办公地点，彼此紧密合作。此外，我们使用一些业务系统，这些系统虽然是基于web的，但我们锁定了可信的IP地址以保证安全。我们会定期远程访问这些系统，也就是说，我们会远程连接到办公室网络上的一台安全的电脑来访问这些系统。”

IT隐私咨询公司的创始人埃利斯会吗虚拟的澳大利亚，同意安全是最重要的，鼓励预先测试作为一种预防措施:

“我们已经开始看到公司开始测试他们的vpn作为安全程序之一。vpn将为从事Wi-Fi连接工作的员工(和企业)增加一层安全级别，其他人也可以连接到Wi-Fi连接上。这将确保数据不会被网络罪犯获取，并保证这些数据的安全。”

然而，Will注意到一个广泛分散的网络并不局限于单个办公室或互联网出口的问题:

“管理不同的桌面安全，反勒索软件和反恶意软件，防止钓鱼诈骗等。安全可能是公司关注的一个大挑战，因为他们现在可能需要将资金转移到这些领域，但用这些资金来保持业务安全是值得的，而不是不得不处理安全漏洞的影响。”

等等，vpn ?反恶意软件?IP地址?别担心。去你的IT部门——如果你没有IT部门，请一个顾问——让他们工作。此外，Gartner已经发布了一个有用的和可操作的资源针对疫情爆发需要实施快速数字化转型战略的首席信息官，特别是供应链、安全考虑、技术优势和其他有价值的技巧。

短期的痛苦是有收获的

降低成本通常是实现完全虚拟或远程的动力。但如果你被迫在快速周转时间内采取这些步骤，就很难评估它对你的底线有何影响。如果你知道从长远来看，它确实能给你的企业带来好处，你就可以松一口气了。马克说，你可能会对你的劳动力产出的增长感到惊讶:

“我们都读过很多报告，表明虚拟员工的工作效率有所提高。这是真的。由于较少的干扰，许多员工可以专注于他们的任务。在硅谷这样的地方，交通堵塞常常导致通勤时间长，虚拟员工就不需要这样。这样就会有更多的时间花在与工作相关的任务上。”

是的，这影响了招聘

Anh指出，虚拟的工作环境能让他在招聘时扩大搜索范围:

“我还可以通过雇佣来自不同国家的人来降低成本，这对扩大业务有很大帮助。(……拥有远程员工使我更容易扩大业务，因为雇佣新员工的成本也不会那么高。)

马修也支持这个观点:

“长期的虚拟工作可以帮助降低设施成本，让公司能够接触到最优秀的人才，而不仅仅是当地最优秀的人才。”

招聘是公司命脉的重要组成部分。在任何企业中，员工流动率都是一个现实，引进新员工也是优先事项变化、扩张和增长、新市场渗透、产品发布等的一个分支。这意味着大量的招聘——如果你打算完全虚拟，猜猜会发生什么?这意味着你的招聘必须跟上这一趋势，采用最新的招聘技术。

马克•李已经走在了潮流的前面:

“Splashtop正在扩张并积极招聘。我们还没开始，但我们已经准备好进行虚拟采访了。我们还在偏远地区雇佣了高级成员，他们将在那里建立新的办公室。我们在日常活动中大量引入远程工作和协作，这可以很容易地扩展到招聘流程中。”

危机中也有机会

“技术给予，技术索取”这句古老的格言在某种程度上可能听起来是正确的，但也许更准确的说法是，“技术索取，技术给予。”

马修指出，这是一个我们可以欣然接受的新现实。

“我认为我们会越来越虚拟给定类型的同事,我们一起工作,因为它对我们非常重要,他们有自由组织你的一天,工作,和生活的方式适合他们,不一定需要共存的限制在同一位置的每一天。”

对许多人来说，完全虚拟已经成为一种趋势。也许我们不能永远守住大坝。银行正在让位于金融科技。购物中心正在让位于电子商务。也许实体办公室正在让位于完全数字化的环境。

Anh对于进入虚拟世界并在那里生活的现实持务实态度，这不仅仅是因为冠状病毒大流行:

“我认为冠状病毒是这一趋势的催化剂。早在冠状病毒传播之前，人们就已经转移到偏远的公司。然而，新冠病毒的传播可能会说服更多公司在未来上网。”

他总结道:

“我将留在虚拟世界，因为这是未来的发展方向。”