政策简介
我们的公司电子邮件使用政策帮助员工正确使用他们的公司电子邮件地址。电子邮件对我们的日常工作至关重要。我们希望确保我们的员工了解使用公司电子邮件帐户的限制。
我们的目标是保护我们的机密数据免受违规行为和维护我们的声誉和技术性质。
范围
此政策适用于分配（或授予访问）公司电子邮件的所有员工，供应商和合作伙伴。该电子邮件可以分配给个人（例如(电子邮件保护))或部门(例如:(电子邮件保护)）
政策要素
公司电子邮件是帮助员工在工作中的强大工具。员工应主要使用其公司电子邮件，主要用于与工作有关的目的。但是，我们希望为员工提供一些自由来使用他们的电子邮件以获得个人原因。
我们将定义什么是适当和不适当的使用。
不当使用公司电子邮件
当我们的员工使用他们公司的电子邮件地址时，他们代表我们公司。他们不能:
- 注册非法，不可靠，折音或怀疑网站和服务。
- 发送未经授权的营销内容或征集电子邮件。
- 未经授权注册竞争对手的服务。
- 发送侮辱性或歧视性的信息和内容。
- 故意禁止其他人的电子邮件，包括他们的同事。
我们公司有权监控和归档公司电子邮件。
适当使用公司电子邮件
员工可以不受限制地将公司邮件用于与工作相关的目的。例如，员工可以使用他们的电子邮件:
- 与当前或潜在客户和合作伙伴沟通。
- 登录购买软件，他们具有合法访问。
- 向他们在会议，职业会员或其他企业活动中遇到的人提供电子邮件地址。
- 注册新闻通讯，平台和其他在线服务，这些服务将有助于他们的工作或专业增长。
个人使用
允许员工以某种个人原因使用他们的公司电子邮件。例如，员工可以使用他们的公司电子邮件：
- 注册课程或聚会。
- 给朋友和家人发电子邮件，只要他们不发垃圾邮件或泄露机密信息。
- 只要安全且适当地下载个人使用，可以下载电子书，指南和其他内容。
员工必须一直遵守这一政策，除了我们的保密和数据保护指导方针。
电子邮件安全
电子邮件通常是黑客攻击，保密违规，病毒和其他恶意软件的媒介。这些问题可能会损害我们设备的声誉，合法性和安全性。
员工必须：
- 在不使用个人信息的情况下，选择至少有八个字符（大写字母，符号和数字）的强密码（例如，生日。）
- 记住密码而不是把它们写下来，并且保密。
- 每两个月换一次邮箱密码。
此外，员工应该时刻警惕携带恶意软件或网络钓鱼企图的电子邮件。我们指导员工:
- 避免开启附件并在内容未得到充分解释时单击链接（例如，“观看此视频，这是惊人的。”）
- 是可疑的点球标题。
- 检查电子邮件和姓名未知发件人，以确保他们是合法的。
- 注意前后矛盾或风格上的危险标志(比如语法错误，大写字母，过多的感叹号)。
如果员工不确定他们收到的电子邮件是安全的，他们可以问我们的[安全专家)
我们提醒我们的员工更新他们的反恶意软件计划。
电子邮件签名
我们鼓励员工创建一个专业的电子邮件签名，并代表我们的公司很好。在客户和利益相关者面前代表公司的销售人员和高管应该特别注意关闭电子邮件的方式。以下是一个可接受的电子邮件签名模板:
(员工姓名)
[员工标题]，[公司名称与链接]
【公司地址】|
员工可能还会在邮件签名中包含专业图片、公司标识、与工作相关的视频和链接。如果他们不确定如何做，他们可以向我们的办公室经理或他们的主管寻求帮助。
纪律处分
不遵守现行政策的员工将面临纪律处分，包括解雇。终止合约的理由包括:
- 使用公司电子邮件地址未经授权发送机密数据。
- 向客户，同事或合作伙伴发送令人反感或不当电子邮件。
- 利用公司邮件进行非法活动。
| 免责声明：此策略模板意味着提供一般指导方针，应用作参考。它可能无法考虑所有相关的本地，州或联邦法律，而不是法律文件。作者也不是可行的，将假设使用本政策可能出现的任何法律责任。 |