以下练习可帮助您在招聘流程期间评估办公室经理候选人的技能。随时修改任何Office Manager技能评估以满足您的需求。
办公室经理做什么？
办公室经理监督工作空间，确保您的团队有效和富有成效的工作环境。因此，它们通常被称为幸福经理或氛围管理者。他们主要独立工作，但偶尔会咨询高级管理人员并提供行政支持。他们是贵公司办公室钥匙的守护者，信用卡，供应柜和任何其他资源员工需要完成工作。他们还管理一般和行政（G＆A）部门预算。
办公室经理具有广泛的职责，从与供应商（例如设施管理，餐饮）联络，以预订旅行，规划活动和准备报告。由于所有这些职责，他们必须知道您的运作和行政程序内外并拥有以下内容软技能:
- 组织技能办公室经理需要处理很多任务，比如组织会议和计划内部或外部的活动。强大的组织能力是正确完成所有这些任务的关键。
- 沟通技巧办公室经理必须是优秀的沟通者，因为他们必须与员工、供应商、客户和访客保持联系。口头和书面的口才都很重要，而建立融洽关系的能力可以帮助办公室经理更有效地工作。
- 解决问题的能力：办公室经理将在白天面临几个不可预见的问题。重要的是他们可以快速思考而不恐慌，找到最互动的解决方案。
- 时间管理技巧：Office Managers需要准确及时地报告并运行差事。出于这些原因，他们应该能够规划他们的一天并正确安排待办事项列表。
- 软件使用技能办公室经理使用广泛的软件来完成重要的任务，如管理预算、准备信函和演示文稿以及与IT部门协调办公设备。这意味着他们必须精通技术，并能快速学会使用新软件。
在采访中测试行政助理技能的方法
测试办公室经理的技能，使用从现实生活场景启发的问题和练习这可能会出现在办公室经理的日常工作中。要求应聘者提供一个答案或解决方案，并对他们的思考过程做一个简短的解释。大多数问题都没有一个正确答案，但候选人如何解决每个问题很重要。这里有一些练习来测试最重要的办公室经理技能:
1.组织技能评估
练习1
海外业务合作伙伴即将与您的首席执行官联系在您的办公室。这个合作伙伴从未见过你的首席执行官，从来没有去过城市或你的办公室。请写一封会议会议确认电子邮件您将发送给它们。您可以包含您认为他们需要愉快的信息。如果您的首席执行官指示您为其安排提供额外的英里，您会添加什么？
寻找什么：候选人通过发送电子邮件，包括准确和完整的信息（例如适当的拼写和链接），表明提供了最简单的运输路线，最佳餐厅和值得注意的观光和娱乐选择。如果他们有任何饮食规范（例如素食主义者，不糖饮食）或者他们需要特殊住宿，理想的候选人会问这个业务伙伴。强大的候选人将更加努力，并建议包括一个日历邀请，其中包括与您的办公室地址和联系方式的链接。
红旗：信息不准确或不完整的信息，如错误的时区和缺乏有用的链接，是一个红旗。此外，通过询问伴侣的需求忽视对话的候选人可能不会很适合这个职位。
练习2
假设你今天有以下任务要完成。解释一下你会如何优先考虑这些问题以及原因:
- 回复公司的消息传递应用程序的员工，该应用程序正在向您询问您需要今天的会议门票（自会议是明天的）。
- 加工办公室的医疗套件。
- 欢迎营销候选人为他们面对面的面试。
- 预订六名员工的六个员工，六名员工将于下周参加阿姆斯特丹的重要和热门会议 - 剩下许多座位。
- 在下周预订首席执行官的商务旅行门票/酒店。
- 我们的圣诞派对将于23日举行，这一天对于我们所瞄准的特定场所的企业活动来说是相当繁忙的一天。
- 订单为销售会议离开下周的VP的名片，需要在三天内准备好它们。
- 订购营销抵押品和两台卷起横幅，需要在下周供我们赞助的活动。
寻找什么：经验丰富的办公室经理将知道标准更重要。例如，医疗套件应该在列表的顶部附近，因为安全是首先出现的。伟大的候选人应该展示基于紧迫性优先考虑任务的能力。例如，他们应该在首席执行官的旅行前预订会议之旅，因为与知名会议相关的门票和住宿往往会很快消失。
红旗：缺乏优先级技能应立即取消候选人的资格。此外，试图在其他人在其他任何坏事之前同时做一切或似乎想要“请”请“，因为是无人信服或恐慌。
2.沟通技能评估
练习1
想象一下，这是你的第一天和我们的第一天，我们的首席执行官收到了一家想要见面并展示他们服务的供应商的电子邮件。他们提到他们已被专业联系人提到。您不知道此联系人是多么接近您的首席执行官，但您认为您的销售副总裁可以在CEO的位置符合供应商。但是，您的首席执行官和您的销售副总裁都在商务旅行中而无法访问。你怎么处理这个？请包括您的潜在电子邮件的文本。
寻找什么在这里，你应该首先检查一下外交和礼貌。一个称职的办公室经理不会直接去找首席执行官，但他们会试图确定谁是下一个合适的人选来解决这个问题。寻找那些不会透露太多信息的候选人——比如透露CEO和销售副总裁都不在的事实。应试者应该提出适当的问题，在他们力所能及的范围内帮助供应商。根据供应商的回答，候选人应该提供正确的指导，如何，何时和谁联系。
红旗一个好的办公室经理必须自信而谨慎。如果求职者回答的是不屑一顾的问题，比如“对不起，我不知道，他们都不在”，或者对高管的旅行细节、目的或返回日期透露太多信息，那么他们可能就不适合这个职位。
练习2
下周四你们要庆祝公司成立四周年。你的公司员工太多，无法在晚餐时交谈，所以人们建议喝点饮料，吃点零食。对地点和时间提出建议，并说明你要做哪些特别准备。
寻找什么一个称职的办公室经理会表现出创造力和主动性。他们会表现出他们理解活动的概念(无论是公司的还是非正式的)，提到他们会从供应商那里争取最好的报价，正确计算成本(包括意外的超额预算)，起草邀请函并发送交通选择和路线。
红旗：经常发生过预算，但您的办公室经理候选人应该表明他们愿意投入工作以获得最佳优惠和洽谈。另一个红旗将在此次活动中放置过多的个人触摸（例如，只有播放乡村音乐，因为这是Office Manager的偏好。）企业活动必须在音乐，食品，位置和主题方面均衡
3.问题解决技巧
锻炼
办公室里有些人抱怨说他们没有足够的健康选择零食。您如何处理此问题以及如何为更健康的小吃制定建议？
寻找什么：经验丰富的办公室经理会在做出决定之前进行一些研究。他们应该通过发出调查，研究零食，在工作时间（能源，集中，压力缓解）中有可能有助于提供帮助的研究零食，并努力适应大多数需求。对供应商的彻底研究也将导致最佳的财务决策。
红旗：办公室经理会选择购买最昂贵或流行的小吃，或者购买他们所要求的人，可能无法拥有足够的谈判技能或自信。
4.时间管理技能评估
锻炼
我们的总裁不得不在最后一分钟取消与客人的会议。客人是一个非常忙碌的人，你知道从他们的秘书那里得到回复需要一个多工作日的时间，而且由于时区的差异，你可能会得到一个初步的回复。你需要迅速重新安排时间，而你只能从CEO那里得到暂时的时间。告诉我们你将如何处理这一点，并随时包括你可能发送的电子邮件。
寻找什么:这个练习揭示了办公室经理灵活、准时、快速思考和跟进的能力。他们应该确保检查所有可能的沟通渠道，以便及时传递信息。
红旗：候选人似乎用问题强调并说他们会发送更多的电子邮件，而不是必要的电子邮件不会很好地处理这种情况。此外，忽视跟进是一个红旗。
5.软件使用技能评估
练习1
您在雅典，需要安排在波士顿的首席执行官和旧金山的商业伙伴之间进行会议。请起草谷歌日历邀请并拍摄屏幕截图。
寻找什么:这个职位的优秀候选人会适当地考虑不同的时区和时间表。他们还应该提到，他们包括正确的位置链接和电子邮件地址(包括高管的私人助理)。
红旗：没有注意时区是一个红旗。创建具有错误信息（例如链接或电子邮件地址）并忘记包含PA的电子邮件也是有问题的。
练习2
这个公式= SUM（B4：F4）在细胞G4中复制总柱。如果我删除范围中的值B4:到，这将如何影响总栏中的公式？
寻找什么：这个问题有一个正确的答案。柱G中的每种产物的每个总量将通过柱B中的相应量减少。
这个办公室经理技能评估是由Eleni Kostopoulou.，可行的办公室经理。
