Covid-19（Coronavirus）人力资源计划电子邮件模板

与团队沟通这些变化的方式很重要。因为，在公共卫生方面，你既不想反应不足，也不想反应过度。告知员工公司正在采取的预防措施，并提供明确的指引，让员工保护自己和工作场所。在这样的不确定时期，你在人力资源部门的角色是帮助每个人保持冷静，但同时确保新政策的实施。

我们创建了以下电子邮件模板，您可以下载，自定义和发送给您威廉希尔官网谁知道的团队，告知他们贵公司对Covid-19的预防措施，也称为冠状病毒。根据您经营的区域的当前情况，将外展扩展到员工是有用的。此外，请确保将通信线路打开，超出这些电子邮件，以便员工可以解决对大流行爆发的疑虑或问题。

阶段1：当您所在地区传输风险低时

在这个阶段，重要的是让员工意识到这种情况，让他们知道如果病毒爆发在您所在地区传播，则可能必须采取额外措施。将您的电子邮件集中在卫生的重要性以及那些已经旅行或计划前往高风险区域的人的指导方针。

主题行：冠状病毒预防措施

大家好，

我们正在密切关注2019冠状病毒病(COVID-19)疫情的最新进展。虽然目前我们所在的地区受到轻微影响，但我们希望迅速采取行动，确保我们采取了所有预防措施，以避免任何风险。

这就是为什么我们希望大家多加注意并执行以下指导方针的原因:

病假：

• 如果你感到恶心，请立即离开办公室，直到家里留下，直到你完全无聊。常见的covid-19症状咳嗽，呼吸困难和发烧，但我们要求你使用病假，即使你有丝毫的症状，以防止工作场所的潜在感染。
• 如果您被诊断患有COVID-19，请照常休病假。您可以参考我们的病假政策[插入链接]了解更多有关流程的细节。你只有在完全康复后，带着医生的证明才能回到诊所。

旅行政策：

• 从今天开始，所有去高风险地区的商务旅行都被取消了。(你可以咨询谁冠状病毒病（Covid-19）旅行建议有关更多详细信息。）如果您计划向这些地区计划（例如培训或参加会议），我们将尝试重新排列，当我们有官方保证时，旅行安全。
• 如果您已经前往任何高风险的区域（或者如果您当前的那里），请尽快联系HR和Manager。我们可能会要求您在家里工作14天，直到您完全无聊，并避免与同事的所有接触相同。
• 即使您没有旅行，您也适用，但您居住在最近（例如配偶，平具或儿童的高风险区域的人。

如果您对哪些地区被认为是高风险的疑问，请随时致力于HR。此外，由于国际旅行指南的指南定期更新，请注意您已预订的任何即将推出的旅行，包括目前低风险或风险的区域。

在家工作：

• 如果您正在迎合被诊断患有Covid-19的家庭成员，但可以工作，您可以要求在家中工作。根据当前项目和团队需求，与您的经理交谈以查看这是否有可能;如果没有，我们会请您使用付费休假。

卫生：

当涉及办公室卫生时，我们已经谨慎，但在这样的情况下，我们要求您确保您遵循这些官方指南：

• 每天定期洗手至少20秒。
• 用手动消毒剂至少有60％的酒精 - 我们已经装备了办公室，这样你就可以找到一个任何地方。
• 避免触摸你的脸 - 特别是眼睛，鼻子和嘴巴 - 用手。
• 当你咳嗽或打喷嚏时，用肘部盖住你的嘴。
• 定期开窗，确保新鲜空气经常流通。

您的健康是我们的首要任务，因此我们将留意Coronavirus爆发周围的任何发展，并会让您知道是否有任何额外的预防措施，我们都需要申请。

没有必要恐慌 - 让我们都有助于保持我们的工作场所安全。如果您有任何疑问或疑虑，请随时回复此电子邮件或停止。

谢谢你！

[你的名字]
[您的电子邮件签名]

第2阶段：当您所在地区传输风险中等时

此时，是时候开始实施更严格的措施，例如将游客限制在办公室。您还需要让您的团队为下一阶段准备。请记住，随着爆发传播，员工可能会开始感到压力。因此，请务必提供明确的指导方针并设置正确的基调，以便所有人都能保持冷静，但谨慎。请记住，您在这里帮助并以任何方式支持它们。

主题行：冠状病毒预防措施

大家好，

跟进来自[上周]电子邮件并考虑我们地区Coronavirus爆发的更新，我们希望采取一些额外的措施来保护我们的团队的健康。

访客政策：

• 从现在起，我们将限制来自外部合作伙伴、客户、候选人和办公室内任何其他客人的访问。请取消您已经与他们安排的会议，并尽可能联系我们的IT部门，以获得关于如何举办这些会议的支持。
• 我们将取消所有在我们办公室举行的预定活动。在得到进一步通知之前，不要计划举办其他活动。
• 您还建议您不要访问合作伙伴的办公室和调度在Coworking Space中会议。

旅行政策：

• 所有的商务旅行，无论目的地，现在都取消了。如果你有什么计划，告诉你的经理;当我们有了官方的安全指引后，我们会重新安排旅行。
• 如果您最近在（任何位置）旅行或与那些人一起生活，请达到人力资源和经理。作为一种预防措施，我们可能会要求您在家中工作14天，直到您完全无差异。

在家工作：

我们正在扩大在家办公的政策范围，因此，在以下情况下，您可以与您的经理和人力资源部门讨论在家办公的选择:

• 你使用公共交通通勤。
• 您有COVID-19可能危及您健康的医学背景。
• 您与老年人/儿童/人民/患有慢性病/等人的人住在一起。

在下一天，我们将为您提供技术指导，以及一些生产力提示，帮助您有效地从家里工作。与此同时，请向您的经理联系，以协调常规会议和工作量。

对于那些仍然从办公室工作的人，与卫生持续谨慎，并尽量避免过度拥挤的会议室。如果您有丝毫的症状（例如咳嗽）但可以工作，不要冒险留在办公室。立即与您的经理交谈并从家工作或生病。

这些都可能听起来像不便，但他们需要采取预防措施，以保护我们的健康，也没有感染我们的亲人或同胞。我们还在努力使办公室消毒的努力增加一倍。

我们将监控Covid-19爆发，并将您通知当地当局有新的指导。如果您有任何疑问或疑虑，请保持健康，不要犹豫与您的管理人员或人力资源务联系。

谢谢你！

[你的名字]
[您的电子邮件签名]

第三阶段:在你所在地区的传播风险为中高水平时

在这一阶段，员工们已经意识到情况，并希望采取预防措施。但是，随着COVID-19疫情正式宣布为大流行，你需要采取更严厉的措施，比如关闭办公室，采用完全虚拟的工作模式。员工们很可能期待这样的转变，但你要确保给他们所有必要的资源，让他们尽可能顺利地进行调整。

主题行：冠状病毒预防措施

大家好，

我希望你和你所爱的人都健康。

当我们监测情况并遵循地方当局和世界卫生组织的指导时，我们决定在本公司中的家庭工作。

从...开始 [日期你们都被要求在家工作——我们的办公室会开放，以防你需要带上你的东西(如笔记本电脑、笔记本电脑、充电器等)或与你的同事协调一些细节。

你可以在这里找到[关联关于如何有效地远程工作以及使用什么工具以保持生产力的全面指南。与你的经理和团队成员联系，讨论虚拟联系的最佳方式。

[你也可以包括具体的，官方的指导方针，从政府可能适用，如支付给小时员工，额外的产假，等。]

此时，我们无法判断我们必须远程工作多长时间，但放心我们会做任何我们可以帮助您调整这一新虚拟工作环境的任何事情。这是我们需要采取的措施来保护我们的健康，但也可以最大限度地减少进一步扩散病毒的风险。

我们的人力资源团队和你的经理会随时与你讨论你的任何问题或担忧。如果你对某件事不确定，可以直接问，我们会找到适合每个人的方法。最重要的是，我们要保持安全、健康和平静。

谢谢你！

[你的名字]
[您的电子邮件签名]

给经理和团队领导发邮件

这封邮件可以专门发给经理和团队领导，让大家保持一致。很多员工对预防措施会有疑问，所以要让经理们了解解决可能出现的问题的最佳方法。确保向经理汇报你对公司政策的任何改变，例如，如果你决定提供更灵活的远程工作选择，以及你从政府得到的任何指导。

您可以在不同的触发点期间自定义以下电子邮件模板，以匹配您针对Covid-19爆发的具体预防措施。最重要的是，提供管理人员一些有用的提示，因此他们可以帮助他们的团队在这些不确定性的情况下保持冷静和高效。

主题行：关于冠状病毒的团队指南

大家好，

正如大家所知，我们正在采取预防措施应对新冠肺炎疫情，这意味着我们都需要养成一些新的工作习惯。我们依赖于您帮助您的团队成员尽可能顺利地调整。

我们已经寄出[或者，我们计划很快发送全公司范围内的电子邮件宣布了一些[额外的]我们将实施的措施 - 请确保您和您的团队遵循这些指导方针。

当我们目前在某些不确定的条件下运作时，我们无法预测在未来几周甚至几个月内将如何转向，让我们共同努力，确保我们的团队的幸福。

以下是要记住的一些提示：

• 请假/病假/在家工作:虽然我们更新我们的政策并分享我们所做的任何更改，但在团队成员请求休假，病假或家中工作时，请使用您的最佳判断。您还可以主动鼓励员工这样做，考虑到我们不仅保护我们的健康，我们也会保护我们周围人的健康状况。
• 2019冠状病毒病症状：如果你的团队成员有哪怕是最轻微的症状(如咳嗽、发烧、呼吸困难)，请他们回家。谨慎的;我们不想让任何人感到不舒服。这是一次大流行病爆发;如果他们被感染了，那不是任何人的错，但我们确实需要把风险降到最低。所以，请尽快联系人力资源部门——我们可能需要清理办公室或者采取其他严厉措施。
• 遥控工作：由于我们过渡到虚拟工作环境，请确保您的团队充分配备。Support them on tools you might start using, set some ground rules to enhance your communication (e.g. have video calls with the camera on) and be empathetic as some employees might struggle with finding a quiet space at home (particularly if they don’t live alone).
• 精神健康：在这种情况下，你的一些团队成员可能会感到压力，这是很自然的。支持他们，让他们知道我们会一起度过这段艰难的时光。尽量避免使用暗示紧急和危险的消极词汇，选择更有同情心、冷静的语气。你也可以鼓励你的团队成员在一对一的会议中谈论他们的感受和担忧。

我们确实采取并将继续采取预防措施，以便我们可以继续使用较低的风险因素，但我们意识到健康是这一点的首要任务。注意生产的不可避免的变化和使用这次重新评估你和你的团队如何合作以及如何适应新的工作方式，因为我们可能需要在一段时间内远程工作。

主要是，请确保您也保持安全，并与您的任何问题或疑虑联系。

谢谢你！

[你的名字]
[您的电子邮件签名]